Sådan holder du en vellykket konference

Konferencer kræver meget forarbejde og enkelte småfejl kan få konference til at virke uproffesionel. Om du laver en mindre konference for en lille branche i Danmark eller om du vil planlægge en størrer international konference, skal du strukturere din planlæggelse. Når du planlægger din konference, kan du strukturer det ved at sætte det op i fire faser. De fire faser er følgende:

  • Opstart
  • Planlægning
  • Konferencen
  • Efter konferencen

I opstartsfasen skal alle der tages beslutninger om de praktiske ting såsom dato og klokkeslet. Når man tager beslutninger om dato, er det en god idé at tjekke om der er andre konferencer i området på samme dag. Hvis konferencen planlægges samme dato som en anden, kan det minimere dine gæsters mulighed for at deltage grundet manglende overnatningsmuligheder.

Der skal herefter estimeres hvor mange deltagere der kommer og hvordan deltagerne skal håndteres. Begge disse ting kan blandt andet fastsættes udfra det faglige niveau.

Udfra dette skal der vælges om konferencen skal holdes på et stort hotel eller i den lokale sportshal.

Når man har besluttet hvor konferencen skal holdes, hvor mange der kommer og hvad der skal serveres for gæsterne, kan man lave et estimeret budget for hele konferencen. Det er vigtigt som projektleder at man holder budgettet tæt. Det tager ikke mange øjeblikke før man får overskredet budgettet.

 

Når opstarten er på plads, skal man begynde at planlægge mere i detaljer. Her starter man med at lave en handlingsplan der indeholder hvad der skal gøres og hvad deadlinen er for de mange opgaver. Det er altid en god idé at lave en tidsbuffer i handlingsplanen, således at det hele ikke falder fra hinanden hvis enkelte aktiviteter trækker ud. I handlingsplanen kan der eventuelt stå aktiviteter som eksempelvis ”Hent lys og lyd”. Lys og lyd er blandt andet vigtige elementer for en konference. Kan man ikke hører taleren, kan deltagerne hurtigt miste koncentrationen.

Der skal ligeledes laves en plan for selve eventet, hvor alle tider og aktiviteter der skal foregå under konferencen skrives ned. Når man laver denne plan, så husk på at det er vigtigt man ikke vugger sine lyttere i søvn. Varrier konferencen således at der ikke står en mand og snakker i 6 timer, involver deltagere og gør brug af cases.

I planlægningsfasen er det ligeledes vigtigt at tage hensyn til marketing materialet og at promovere konferencen, hvordan skal folk ellers vide at i har noget spændene at sige? Sørg for at materialet har standart informationer, såsom hvad konferencen indeholder, hvornår det holdes, hvor det holdes og prisen. Promover jer steder hvor jeres målgruppe befinder sig, skal i eksempelvis tale om fremskridt i medicin branchen, skal i ikke promovere på frisørskoler.

 

Under konferencen er det vigtigt at have nogle som kan sørge for tider bliver overholdt, der bliver taget imod deltagere og at alt køre som det skal. Er det et størrer event, får man brug for flere dog er det vigtigt at bibeholde én person som styre de mange forskellige aktiviteter på makro niveau.

Efter konferencen skal der evalueres på konferencen, dette vil hjælpe jer med at gøre det bedre næste gang. Evaluering vil ligeledes vise jer hvad der virkede. Man kan også vælge at tage fat i deltagerne efter konferencen og hører om de var tilfredse med konferencen.

Skriv kommentar

*