Vil du også have succes med outsourcing af IT-projekter?

Med denne artikel vil du som læser få:

– Indsigt i outsourcing processen ved simple og komplekse projekter
– Konkrete værktøjer, som kan hjælpe undervejs
Har du selv prøvet software outsourcing, eller er du typen, der selv vil bygge sit eget hus, reparere bilen og føre skalpellen ved operationer ?
Når et projekt skal outsources, skal man altid starte med begyndelsen og få skabt overblik. Følgende spørgsmål vil det næsten altid give mening at besvære bedst muligt inden et projekt startes op:

– Er problemformuleringen skarp i spyttet?

– Er der behov for en fast kravspecifikation på projektet, eller kan der med fordel arbejdes efter en agil udviklingsmodel?

– Hvor kritisk er projektets deadline?

– Tager det længere tid at skrive kravspecifikation til projektet, end selv at udføre det?

– Er vi i stand til at outsource projektet og hjælpe med problemer, der måtte opstå, eller er det nødvendigt med ekstern projektkoordinater med rette kompetencer?

– Hvad skal der som minimum til, for at kvaliteten er i orden?

Når ovenstående er besvaret, er det sandsynligvis mere klart, om vejen til mål er ligetil (opgaven er beskrevet med konkrete instruktioner til handlinger, og skal bare udføres), eller om projektet er af kompleks karakter, hvor der udover kodning kræves projektledelse, kvalitetsstyring, planlægning af ændringer og budgettering af disse.
Jo færre anledninger, der kan være til spørgsmål, des tættere er løsningen som regel på det ønskede. Det er uanset om der outsources til en lokal eller offshore leverandør. Jo bedre opgaverne er beskrevne, des bedre går prisforhandlingerne som regel også..
Selve opgave definitionen er en stor del af opgaven, der sikrer en god løsning i den anden ende af en udviklingsproces, og er man selv i stand til at udarbejde en beskrivelse, der er så god, at projektet er ”lige til at gå i gang med,” så kan leverandøren godt regne ud, at det ikke tager lang tid at spørge flere leverandører, hvis leverandørens bud på projektet er for dyrt. Ofte anvende værktøjer til at beskrive projekterne kan være, flowcharts, indscannede håndtegninger af designelementer,  henvisninger til lignende funktionalitet i andre sammenhænge, hvor skalerbar løsningen skal være og hvordan samspillet kunde og leverandør imellem ønskes. Samtlige emner er det en god ide at inkludere i en kravspecifikation. Ved mindre projekter giver det som regel mest mening at betale, når hele opgaven er leveret i tilfredsstillende kvalitet Ved længerevarende projekter med mange rutineopgaver, er det rimeligt at betale op til 25% forud, såfremt der endnu ikke er et tillidsforhold mellem dig og outsourcing partneren.Leverandører kan f.eks. findes på http://www.scriptlance.com.

Projekter af større omfang,hvor man ikke selv har alle svarene, er det almindeligt at det tager længere tid at nå til projekt kickoff. Det er åbenlyst, at opgaven ikke specificerer sig selv, men tager tid,, og i teorien er det denne opgave , som gives til outsourcing-partneren når projekter, der ikke er veldefinerede, udliciteres. Definitionen af opgaven er typisk dyrere end selve udførslen, og det er en god ide at acceptere før man begynder at gøre sig forestillinger om et samarbejdes totalomkostninger. I forbindelse med outsourcing af komplicerede opgaver, er det vigtigt, der når der søges leverandører spørges til følgende områder hos potentielle leverandører:
– Hvad er jeres succeskriterier for et projekt?

– Hvordan arbejdes der med kvalitet?

– Hvordan håndteres change requests?

– Hvor hurtigt kan jeg regne med at få svar på forespørgsler?

– Hvilken profil har projektlederen, som har det overordnede ansvar?

– Hvordan bliver vi opdateret om projektets forløb?

– Hvad er den økonomiske konsekvens, hvis projektet leveres for sent eller i for dårlig kvalitet?

Hvis en leverandør svarer tilfredsstillende på ovennævnte spørgsmål, skal han også være villig til at indgå en juridisk samarbejdsaftale herom. Dette behøver ikke være en større juridisk udredning med advokater osv., men der kan ofte downloades gratis standardaftaler, som reelt mest skal bruges til at få en hensigt erklæret.
I forbindelse med større projekter giver det stortset altid bedst mening med en model, hvor der betales, når aftalte, fast definerede og målbare delmål er opnåede.Når det gøres sådan deles risikoen med outsourcing partneren, i og med, at der ikke overføres penge, inden leverencen modtages – og man ved som kunde desuden, hvad det kommer til at koste, da der pr. milestone kan laves fast-pris aftaler. Leverandøren ved også, at de ikke risikerer at sidde uden indtjening efter et projekt, så længe aftalte leveres, og derfor er begge parters risiko minimeret. En god test af leverandøren kan være, at dele projektet ind i faser, hvorefter der kan afregnes. Hvis denne ser helt urealistisk positiv ud,så søg videre efter en anden leverandør. Man spilder tiden ved, at få et projekt sat i søen, som outsourcing partneren ikke føler de tjener nok på, fordi de har lovet mere, end de kan holde.
Milestone planen kan f.eks. se således ud:

– Ved accept af kravspecifikation betales 20 %

Det er en stor del af den samlede sum. Det betyder ofte, at en outsourcing partner ikke behøver satse egne midler til hans eventuelle underleverandører, og et signal om, at regningen nok skal blive betalt i den anden ende.

– Når første milestone er nået afregnes 10 %

Hvis der er tale om udvikling af en hjemmeside, giver det god mening at afregne efter design af grafiske elementer.

– Når andet delmål er opnået betales 10 %

Nu er ”produktet” af opgaven i store træk funktionelt

– Når dokumentation, kvalitetsrapport og validering af opgaven betales 10 %

– Når projektet er set efter i sømmene og endelig accepteret, betales 50 %

Overordnet for komplicerede projektsamarbejder, er det også vigtigt, at indkøberen som kunde, har forståelse for leverandørens udfordringer undervejs. Det er klart, at hvis man anvender en tilfældig medarbejder som ikke har erfaring indenfor feltet, projektet omhandler, til at indkøbe ikke-definerede ydelser, er der overhængende sandsynlighed for at det bliver en dårlig forretning.
Du har nu som læser været igennem en miniguide om udlicitering af mindre og større opgaver. Desuden er det en god ide at kigge på et par forskellige udviklingsmodeller og kravspecifikation modeller. Jeg har skrevet nogle af mine egne erfaringer til at skrive en simpel beskrivelse på http://kravspecifikation.com.

God vind med projekterne.

Skriv kommentar

*