Den rigtige fakturaløsning gør det nemt for den lille virksomhed og erhvervsdrivende at holde styr på kunderne og udstede regninger uden at det koster en bondegård.
Alle virksomheder, store som små, har behov for at kunne fakturere sine kunder for der kommer penge i kassen til tiden – så kassekreditten i banken ikke går i minus.
Derfor skal virksomheden have et enkelt fakturasystem, som er nemt at bruge – også for mester selv.
Mange faktura- og økonomisystemer er baseret på et månedligt abonnement, som virksomheden skal betale for at benytte softwaren – og de fleste løsninger lagrer oplysningerne i skyen i en såkaldt cloud-løsning på en ekstern server.
Det kan godt være en hel jungle at skulle finde det rigtige faktura program, hvis man er en lille virksomhed – måske med et par ansatte.
Der findes dog er par tips, når virksomheden skal vælge fakturaløsning, som er værd at bide mærke i.
Først og fremmest så er det let som virksomhed at komme til forkøbe i en dyr fakturaløsning, som byder på langt flere muligheder end den lille erhvervsdrivende i praksis har brug for.
Derfor bør virksomheden have gjort sit behov klart før der indkøbes et faktura program evt. i samråd med bogholder og revisor. Virksomheden med fordel gå efter en løsning som med tiden kan udbygges, efterhånden som behovet opstår.
En anden overvejelse den lille virksomhed skal gøre sig er hele problematikken omkring sikkerhed vedr. opbevaring af kunderne og de økonomiske oplysninger.
Derfor kan virksomheden med fordel styre uden om fakturaløsninger, som lager alle oplysningerne i skyen, og gå efter en mere sikker løsning med lagring af data på en lokal PC, som måske ikke engang har forbindelse til internettet – så bliver det ikke mere sikkert.
En sidste overvejelse den lille virksomhed bør gøre sig er at have gjort op med sig selv, hvad indkøbsprisen og den løbende drift af en fakturaløsning må koste.
Skal der sættes penge af til kursus, løbende opdateringer og evt. abonnementsbetalinger? Eller er virksomheden måske mere minded på at skyde et engangsbeløb efter en fakturaløsning, hvorefter det hele spiller uden løbende omkostninger.
Udvalget af fakturaløsninger er rigtig stort, og der findes rigtig mange spillere på markedet, hvor nogle er bedre end andre, og nogle er dyre end andre, uden nødvendigvis at være bedre.
Nogle af de mest populære online fakturaløsninger til de mindre virksomheder på markedet er Billy og Dinero, som begge har vundet stor udbredelse, og som begge to også som udgangspunkt er gratis at benytte indtil en vis grænse, hvorefter der skal betales et månedligt abonnementsgebyr.
Kigger vi på andre og mindre alternativer, så Let-Faktura et godt og prisbilligt bud på et godt fakturasystem til den lille virksomhed og erhvervsdrivende, der på økonomiområdet har behov for de mest basale fakturafunktioner som:
- Opret faktura
- Opret produkt/ydelse
- Opret rabatter
- Udskriv faktura
- Indsæt egent firmalogo
- Indsæt firmainfo og betalingsoplysninger
- og meget mere…
Løsningen er målrettet den lille virksomhed som den lokale tømrer, vvs’er, murer, forretning osv. der på en simpel måde kan oprette og fremsende en faktura til sine kunder.
Den indbyggede fakturadatabase er en fakturaoversigt, hvor det er muligt at kalde hver enkelt faktura frem ved at indtaste det pågældende fakturanummer.
Produktdatasen er hvor virksomheden kan oprette varer, serviceydelser med varenummer, enhedspris og beskrivelse.
Kundedatabasen er stedet, hvor virksomheden opretter informationer omkring sine kunder/debitorer ved at starte med et kundenummer og derefter fylde på med kontaktoplysninger og vigtige ting, der skal huskes til næste opfølgning på kunden. Det fungerer i praksis som et lille CRM-system, hvor virksomheden kan lagre sine kundeoplysninger.
Det er også muligt at oprette fakturaer i det populære PDF-format, hvorefter fakturaen kan sendes med posten eller pr. mail til den enkelte kunde.
Fakturaprogrammet er både billig i indkøb og drift, da der ikke skal betales et løbende abonnement for at bruge programmet. Der betales et mindre engangsbeløb, hvorefter programmet tilhører virksomheden.
Lagring af data og oplysninger sker lokalt på virksomhedens egen computer, så sikkerheden er god sammenlignet med mange cloud-løsninger.
Der er tale om et Excel-program som leveres på en USB Stik, hvorfor eneste krav for at kunne benytte programmet er Microsoft Excel Regneark. hvor den seneste udgave anbefales.
Derfor belastes virksomhedens drift heller ikke med udgifter til løbende og dyre softwareopdateringer af programmet.
Det er særdeles enkelt at komme i gang med at udskrive den første faktura – så snart virksomheden har indtastet sine firma- og betalingsoplysninger, kan den første kunde og faktura oprettes.
Den medfølgende trin for trin videoguide gør det let at komme i gang med en komplet gennemgang af alle funktionerne og mulighederne i faktura programmet.