1. Argumenterne for at investere i nyt it-system
Der er helt sikkert en del argumenter, der taler imod at investere i nyt it-system, men der er bestemt også mange gode grunde til, hvorfor du skal bruge den tid og de penge, som det koster at investere i et nyt it-system. Rigtigt mange steder kan man læse artikler, der fortæller, at det ER en god investering at have et it-system, der kan skabe overblik og optimere virksomhedens arbejdsgange. Men det der er altafgørende er, at du vælger et it-system, der passer til netop jeres virksomhed, jeres udfordringer og de behov I har. Det vil give jer de bedste forudsætninger for at gøre virksomhedens arbejdsgange bedre og mere effektive og dermed opnå bedre indtjening og større konkurrenceevne.
2. Forhast jer ikke – det kan sjældent betale sig!
Når beslutningen om at investere i nyt it-system er taget, så vil de fleste ofte gerne have det gennemført hurtigst muligt, så de kan få glæde af de mange fordele, som systemet tilbyder: skabe bedre overblik over og styring af de mange projekter og opgaver og derved opnå bedre indtjening og bundlinje, større konkurrenceevne osv.
Udfordringen her er IKKE at haste sig igennem processen og vælge det første system, du finder. Det kan i sidste ende resultere i en dyr fornøjelse, der ikke nødvendigvis forbedrer eller optimere tingene.
Brug den nødvendige tid og de ressourcer det kræver, så I er sikre på at finde den løsning, der er den bedste for jer. Under de næste 8 punkter vil vigtige elementer i udvælgelsen og implementeringen af et nyt it-system blive gennemgået.
3. Gør det helt klart for dig selv og dine medarbejdere HVORFOR det er en god idé med et nyt it-system – det skal give mening for ALLE!
Inden du vælger at meddele dine medarbejdere/kolleger, at I skal til at bruge et nyt it-system, så er det afgørende, at du selv er helt afklaret med, hvorfor det er en god idé for alle. Det vil derfor være en klar fordel, hvis du har de rette argumenter klar. Argumenter, som også kan overbevise medarbejderne og imødekomme de forbehold, de kunne tænkes at have.
Det er ikke et godt nok argument for alle andre, at det eksempelvis vil øge virksomhedens indtjening. For nogle kan det være relevant, at det bliver lettere eller hurtigere at udføre de daglige arbejdsopgaver eller at de måske får nye og bedre funktioner og muligheder. Det er vigtigt, at alle medarbejdere kan se meningen med, at de skal bruge tid på at sætte sig ind i et nyt system, uanset om de arbejder i økonomi-, salgs- eller it-afdelingen osv.
4. Valget af det rette it-system – Hvor ligger jeres fokus: på tidsregistrering, projektstyring eller noget helt andet?
Det kan være en udfordring, at finde det rette it-system blandt de mange systemer, der findes. Nogle systemer mangler måske afgørende funktioner, for at det kan fungere optimalt i dagligdagen, mens andres systemer er så store og komplekse, at de måske kan meget mere, end virksomheden egentlig har brug for.
Det kan derfor være svært og virke uoverskueligt at finde ud af, hvad man skal vælge. Hvis I ikke helt fra starten af finder ud af, hvilke behov jeres virksomhed har, så er der desværre stor risiko for, at I ender med at have brugt en masse tid og penge på noget, som aldrig bliver godt.
Det er derfor afgørende, at I starter med at få afklaret hvad jeres behov er, inden I går i gang med at søge efter relevante it-systemer. Der findes eksempelvis forskellige fakturerings- eller tidsregistreringssystemer, som kunne være relevante, men hvor I kan blive udfordret af, at systemerne ikke kan ‘tale’ sammen med de andre systemer, som I anvender i jeres virksomhed. Andre it-leverandører arbejder med mere ‘helstøbte’ systemer, som har hele paletten.
Eksempelvis har it-virksomheden EazySoft udviklet EazyProject 360, et brugervenligt online it-system til at styre projekter og sager m.m. Det er udviklet med henblik på at give den enkelte virksomhed de mest optimale forudsætninger for at skabe overblik og få styr på arbejdsgangen fra et projekt eller en sag oprettes, til opgaven er udført og fakturaen sendt af sted til kunden.
Ud over projekt- og sagsstyring, så indeholder EazyProject 360 også moduler til tidsregistrering og planlægning, en mobil webapp, et finansmodul med online fakturering samt med mulighed for integration til regnskabsprogrammer så som e-conomic. I planlægningsmodulet ligger en fleksibel planlægningskalender, hvor sager eller opgaver – med få klik – kan tastes direkte ind i kalenderen. Læs mere om de mange andre muligheder på www.EazyProject360.dk eller prøv systemet gratis i 30 dage.
EazyProject 360 henvender sig til mindre og mellemstore virksomheder, som har brug for et projekt- og sagsstyringssystem, der er let at komme i gang med – også selvom man ikke er særlig it-kyndig. Desuden tilbyder EazySoft gratis support på EazyProject 360, så brugeren altid kan få hjælp enten via telefon, e-mail, chatsupport eller videoer, der guider brugeren.
Det er i øvrigt altid en god idé, at få en gratis prøveperiode, så én eller flere af virksomhedens relevante nøglepersoner (fx de personer, der er ansvarlige for de forskellige afdelinger) får mulighed for at se, hvad systemet kan.
5. Få afklaret de forskellige behov, der er til et kommende it-system
For at finde ud af, hvilke behov din virksomhed har til et it-system, så kræver det, at du finder ud af, hvilke behov de forskellige afdelinger har.
Måske mener du, at du har meget godt styr på, hvordan virksomhedens forskellige afdelinger fungerer, så det ikke er nødvendigt at involvere en masse medarbejdere, der i forvejen har travlt med deres daglige opgaver. Men det vil være en nærmest umulig opgave at vide helt nøjagtigt, hvad der foregår i det daglige arbejde, og det kræver ofte en mere indgående faglig viden om de forskellige afdelingers arbejdsfunktioner (salg, økonomi, konsulentarbejde mm.).
Desuden kan der være områder, hvor I kunne gøre tingene smartere og hurtigere, men det vil I højst sandsynligt aldrig finde ud af, med mindre I får en god dialog om udfordringer, muligheder, ideer osv.
Nedsæt derfor et udvalg af dedikerede medarbejdere, der har den største og mest indgående viden om det fagområde, som de arbejder med i deres afdeling (fx økonomi, salg, konsulent, tømrer, it mm.). Udvalget kan bidrage til at få afklaret, hvad der er af forskellige behov (og krav) til et it-system i de forskellige afdelinger. Det kan være i forhold til fakturering, tidsregistrering, projekt- og sagsstyring osv.
6. Åbenhed, dialog og indflydelse skaber de bedste forudsætninger for en vellykket implementering
Nogle mennesker er af natur nysgerrige og interesserede i nyt, mens andre har en del forbehold for, hvad det nye vil have af indflydelse på deres arbejde: er det blot en ny måde at holde øje med dem og det de laver? Vil det betyde fyringer og hvem skal så fyres? Hvorfor skal de bruge tid på noget nyt, når det ”gamle” fungerer fint?
Det kan være sådanne usikkerheder, der kan skabe modstand mod og frygt for det, der vil ske, når det nye it-system skal tages i brug. Derfor er det VIGTIGT, at der hele tiden er en åben dialog og at alle løbende bliver orienteret om, hvad der skal ske, hvornår og hvorfor, hvilken betydning det får for den enkelte medarbejder samt hvad der forventes af den enkelte person/afdeling.
Det kan være, at systemet vil gøre arbejdet lettere for medarbejderne og give dem bedre tid til andre opgaver eller eksempelvis større frihed, hvis de selv kan klare flere ting selv, uden at være afhængige af, at andre kolleger har tid osv. Find de positive ting frem og fokuser på, hvilke forbedringer det nye it-system bringer med sig.
7. Inddrag medarbejderne og skab gensidig tillid og respekt!
Du vil opleve, at de fleste medarbejdere bliver mere engagerede og positive, når de bliver spurgt til råds, end hvis det hele bliver dikteret og ”trukket ned over hovedet” på dem. Sørg for at inddrage medarbejderne i processen, så de føler de bliver hørt og dermed er en vigtig del af processen. Du vil herved vise, at du har tillid til den enkelte medarbejder samtidig med, at du udviser respekt for dem og det arbejde, de udfører.
Det kan være, at I undervejs bliver nødt til at indgå kompromisser og måske er du nødt til at skære igennem og tage en (velargumenteret) beslutning, hvis I ikke kan blive enige.
Det vigtigste er, at du sørger for at involvere og lytte til dine medarbejdere og at I sammen finder den løsning, der dækker de vigtigste behov og ønsker til det nye system. Det vil i sidste ende også give det bedste resultat for såvel virksomheden som de ansatte. De ansatte vil tage bedre imod et it-system, når de har deltaget i processen og været med til at definere, hvad systemet skal kunne.
8. Find allierede: Udvælg de mest vellidte og dedikerede medarbejdere til at formidle budskabet til kollegerne
For at opnå succes med projektet, vil det være en klar fordel, hvis du får de mest vellidte og dedikerede medarbejdere til at formidle budskabet og sælge ideen om et nyt it-system. Det vil gøre processen meget lettere, da andre medarbejdere vil være mere positive, hvis budskabet om det nye it-system bliver formidlet af kolleger, som de har tillid til. Vi kunne kalde disse medarbejdere for ambassadører. Ambassadørerne er netop engagerede, fordi de ikke er bange for forandringer, og fordi de kan se fornuften i og relevansen af et it-system. De vil derfor arbejde målrettet for sagen i stedet for at modarbejde projektet. Dette er yderst vigtigt for at sikrer, at processen ikke bliver modarbejdet, så I får en succesfuld implementering.
Det kan være, at deltagerne fra udvalget også er de rette ambassadører, men hvis du mener, at der er andre medarbejdere, som vil være bedre ambassadører, så sørg for, at de også kommer med i udvalget, så de orienteres og engageres helt fra start af. Det vil efterfølgende være lettere at formidle budskabet videre til kollegerne, hvis de har været med fra start.
Få ambassadørerne til at formidle, hvad der skal ske hvornår og hvorfor. Desuden er det godt at få dem til at deltage i at gennemføre det, der allerede er sat i gang. Det vil betyde, at de udvalgte ambassadører kommer til at bruge en del tid på processen, da det altid vil kræve en del tid/ressourcer at udvælge samt implementere et nyt it-system. Det er vigtigt, at du/ledelsen samt de, der skal deltage, er indstillet på, at det vil betyde, at de vil få mindre tid til egne opgaver i en periode. Sørg for at have en plan klar, der tager højde for dette – det kan være, at leveringen af opgaverne vil tage længere tid eller at I ansætter et par ekstra medarbejdere i perioden. Der er mange muligheder, men det vil altid være individuelt, hvad der fungere bedst for den enkelte virksomhed.
9. Tag det i små bidder – forandringer tager tid!
Forhast ikke processen igennem – pres ikke medarbejderne igennem, men sørg for, at lave en realistisk plan for implementeringen samt at ambassadørerne hele tiden sørger for, at orientere medarbejderne om, hvad der skal ske, hvornår og hvorfor. Det er særligt vigtigt, at medarbejderne får at vide, hvad der forventes af dem samt hvilken betydning det har for det arbejde, som de udfører, så de har tid til at indstille sig på forandringerne.
Vælg dele af systemet, som medarbejderne skal starte med at anvende. Hvis de får for meget nyt på én gang, kan det dræbe enhver motivation, og der skal også være tid til at klare de daglige opgaver, så virksomheden stadig kan fungere. Udnævn eventuelt ambassadørerne til projektledere for implementeringen i deres afdeling og sørg samtidig for, at ambassadørerne jævnligt mødes, så de kan udveksle erfaringer og få sparring på eventuelle udfordringer samt det videre forløb.
Vær desuden forberedt på, at planen for implementeringen løbende skal justeres, da det kan være svært helt at vide, hvor lang tid det vil tage, at få implementeret det nye system optimalt i alle afdelinger.
Desuden skal du/ledelsen sørge for at være tilgængelige, spørge ind til forløbet og løbende deltage på møderne, så det hele ikke overlades til ambassadørerne, men det bliver et samarbejde, hvor alle bidrager.
10. Sørg for at uddanne superbrugere, så de kan hjælpe kollegerne undervejs
Det vil være en klar fordel, hvis ambassadørerne samt de andre deltagere fra udvalget, bliver uddannet til superbrugere, så de efterfølgende kan guide deres kolleger, hvis de får brug for hjælp til at forstå samt anvende systemet. Få aftalt med leverandøren af it-systemet, at I skal have undervisning af udvalgte/relevante medarbejdere, så det er på plads, inden implementeringen.
Hvis systemet skal klare såvel kundedata, projekter, sager, tidsregistrering, fakturering m.m., så vil det højst sandsynligt være forskellige medarbejdere fra forskellige afdelinger, der bliver involveret i forskellig grad. Det er derfor vigtigt, at I får overblik over, hvad det kræver af involvering fra de forskellige afdelinger i processens forskellige faser, så I løbende kan tage højde for, hvad det vil kræve af ressourcer.
Et eksempel på arbejdsgangene fra start til slut – taget fra EazyProject 360:
– En medarbejder opretter en ny kunde og et nyt projekt i systemet og sørger for at bemande de relevante medarbejdere til opgaven –>
– Det indtastede projekt vil herefter blive vist i den relevante medarbejders kalender og ugeseddel (også via den mobile webapp, hvis man har valgt mobilmodulet). Det sker i samme sekund, det er oprettet og gemt –>
– Herefter vil den pågældende medarbejder kunne se, hvad han/hun skal lave samt hvor og hvornår. Det hele vil være tilgængeligt, når data er tastet ind i systemet –>
– Medarbejderen kan herved udføre de opgaver han/hun har fået tildelt. Så snart opgaven er klaret, er det let at registrere forbrugt arbejdstid, materialeforbrug, kørsel m.m. i ugesedlen, og med den mobile webapp kan de nødvendige registreringer (tidsforbrug, kørsel, materialeforbrug mm.) hurtigt klares ude hos kunden –>
– Når dagen er afsluttet, kan medarbejderen godkende de indtastede data i ugesedlen – også på mobilen.
Hvis du vil se, om EazyProject 360 passer til din virksomheds behov kan du læse meget mere via ovenstående link (se ’tidsregistrering’ i overskriften i punkt 4) eller gå ind på: www.EazyProject360.dk
EazyProject 360 er desuden et godt eksempel på, at det ikke behøver at koste en formue for at få et komplet it-system. Under ’Priser & moduler’ kan du hurtigt få overblik over, hvad de forskellige moduler koster samt prisen pr. bruger. Hvis du vil vide, hvad det vil koste for dig, så er der lavet en beregner, der viser, hvad den nøjagtige pris bliver i forhold til dine tilvalg. Det betyder, at du kan vælge moduler til og fra, alt efter hvilke behov du har. Du betaler kun for det, som du har brug for.
Held og lykke med din nye løsning!