Langt de fleste virksomheder er efterhånden bekendt med hacking – og heldigvis også de forholdsregler man bør tage for, at dette ikke sker.
Virksomheder sikrer sig fra, at en person skulle bryde ind på kontoret og stjæle vigtige dokumenter eller computere, men de færreste virksomheder er opmærksomme på, at kopimaskinen i sig selv også udgør en potentiel sikkerhedsrisiko.
Hvordan kan en kopimaskine udgøre en sikkerhedsrisiko?
Det lyder måske underligt, at en stor og tung kopimaskine skulle udgøre en sikkerhedsrisiko, da tyvene jo ikke ligefrem slæber afsted med sådan et monstrum, men det er dog alligevel realiteten. De fleste nyere kopimaskiner indeholder nemlig en harddisk, der bl.a. aktiveres i forbindelse med en printerkopi. Dette betyder, at der i teorien gemmes en kopi af hvert enkelt dokument på harddisken. Disse dokumenter bliver liggende på harddisken indtil de bliver overskrevet af en ny fil. De er således nemt tilgængelige, hvis harddisken ikke er krypteret.
Mange virksomheder har mange private dokumenter liggende på harddisken, som eksempelvis kunders CPR numre eller andre former for personfølsom information. Dette er information, som man aldeles ikke ønsker, at udefrakommende får fingrene i, da det i allerhøjeste grad, vil kunne skade virksomhedens omdømme og ikke mindst kunderne.
Der har heldigvis ikke været set mange eksempler på tyve, hvor de er gået direkte efter kopimaskinens harddisk, men det kommer måske. De fleste virksomheder vil i hvert fald nok være enige i, at man gerne vil undgå at være den første, som det går ud over.
Hvordan sikrer man sin kopimaskine?
Da kopimaskinen hurtigt kan udgøre en sikkerhedsrisiko, hvis den kommer i hænderne på den forkerte, bør virksomheden sørge for at sikre deres printer – fuldstændig ligesom man sikrer computere. En kopimaskine kan enten sikres med software, da nogle af de større producenter er begyndt at sikre kopimaskinerne bedre, eller som forhindringer i forbindelse med at stjæle kopimaskinen – f.eks. ved at låse den ordentligt fast.
En anden mulighed vil være, at man tømmer kopimaskinens harddisk med jævne mellemrum, ligesom man ville gøre med en almindelig computer. Nogle virksomheder har valgt at benytte sig af en såkaldt “print og kopiservice” hvilket betyder, at en ekstern virksomheder varetager vedligeholdelsen af kopimaskinen. Dette kan således også indbefatte at tømme kopimaskinens harddisk. Hvis man derimod ikke benytter en sådan service, kan man istedet vælge at få en IT-sikkerhedsekspert til at klare opgaven.
Hvis virksomheden står overfor, at skulle købe en ny kopimaskine, kan det med fordel betale sig, at vælge en producent af kopimaskiner, hvor sikkerheden er i top. Sharp var en af de første producenter til at tilbyde et sikkerhedsværktøj, der kan kryptere informationerne på en harddisk. Stadig flere producenter har dog senere hen valgt at gå samme vej, herunder Xerox.